Descripción general del software
CPF es un software especialmente orientado a satisfacer las necesidades de registro contable, planeación y control financiero de proyectos sociales; complejidad que es directamente proporcional a la cantidad de proyectos sociales que una entidad de proyección social ejecuta en un determinado tiempo.
Además, satisface las necesidades de procesamiento de datos y producción de información contable, financiera y administrativa de carácter institucional, misma que es demandada, por un lado por los entes organizativos, y por otro, por las instituciones fiscalizadoras del Estado; sin descontar que dicha información sea también requerida por la población participante en los programas y proyectos, o bien por entidades civiles de fiscalización de la gestión social.
CPF cuenta con las siguientes características principales:
- Lleva la contabilidad de hasta 99 proyectos y al mismo tiempo genera automáticamente la contabilidad institucional consolidada.
- Varios usuarios pueden utilizar el programa al mismo tiempo, sin requerimientos grandes en hardware y software.
- Imprime cheques, los que da el banco, sin tener que gastar en formatos pre impresos ni en impresoras especiales.
- Concilia los saldos mediante la utilización de la modalidad diaria o mensual.
- Imprime recibos de caja con el número de resolución de la SAT de exención de impuestos.
- Programa el presupuesto y las proyecciones de cada proyecto social.
- Monitorea y controla le ejecución de los presupuestos y las proyecciones por proyecto.
- Realiza el registro de gastos mediante los datos de las facturas de los proveedores*.
- Realiza un control de saldos de las cuentas de cartera de tipo administrativo, como anticipos sobre compras*.
- Genera reportes financieros por cada una de las contabilidades de los proyectos y la contabilidad institucional de forma automática, sin hacer ningún tipo de re-procesamiento adicional.
- Permite una variada gama de consulta por los campos de los documentos contables, que antes de imprimirse pueden ser vistos en el monitor.
- Permite exportación de los reportes a formatos hoja electrónica, texto y PDF.
- Incluye la asesoría para la organización y/o reorganización contable de la organización.
- Garantizada la asistencia y soporte técnico, presencial y de forma remota, desde la ciudad de Quetzaltenango.
- El software se encuentra inscrito en el Registro de la Propiedad Intelectual de la República de Guatemala.
Descripción de la asesoría contable administrativa
- Acompañamiento en el proceso de elaboración o actualización del catálogo de cuentas de gastos de la institución, siguiendo los siguientes niveles: Programas, Proyectos, Centros de Gasto y Elementos de Gasto. En este mismo proceso se produce el manual de gastos de la organización.
- También se acompaña el proceso de actualización o elaboración de la nomenclatura de cuentas institucionales de los grupos de cuenta de activo, pasivo, patrimonio e ingresos. Como resultado adicional de este proceso, se genera el manual contable de la organización.
- Análisis de los presupuestos de los proyectos sociales y las Planificaciones Operativas Anuales (POA), buscando su integración y vinculación en función del monitoreo y evaluación financiera de las actividades.
- Diseño, instalación y configuración de los formularios para la impresión de cheques, tomando como base las chequeras proporcionadas por los bancos.
- Diseño, instalación y configuración de los formularios para la impresión de recibos de caja, tomando como base una caja para el registro de donaciones y otra para el registro de operaciones internas de la organización.
- Capacitación al personal contable para la actualización de datos y su recuperación en consultas y reportes en pantalla, impresora o exportados a formatos de hoja electrónica, PDF o Texto.
- Asistencia presencial y a distancia, según sea la necesidad que se surja, para asegurar la estabilidad del procesamiento de datos y la producción de información contable y financiera.
Forma de trabajo
Para garantizar la efectividad de nuestro trabajo y la inversión de los clientes, se define lo siguiente:
- Establecimiento de un contrato de licenciamiento de software que contenga los derechos y deberes de ambas partes en todo el proceso.
- Elaboración de una programación de actividades que contemple tiempos y responsabilidades específicas en la implementación del sistema.
- La modalidad de pago de la asesoría y la licencia de software será de la siguiente manera: 65% al firmar el contrato de licenciamiento, 25% al terminar las 16 horas de capacitación y 10% al terminar el período de validación de la información producida por el sistema, que tiene una duración de hasta 15 días.
- Las 16 horas de capacitación pueden distribuirse en un máximo de cuatro jornadas de trabajo de cuatro horas cada una. Esto realmente dependerá de las distancias entre nuestra sede y la sede del cliente. Puede ser muy favorable para clientes de la Metrópoli de los Altos y municipios aledaños, no así para clientes en otros lugares del país, por los costos de desplazamiento; en estos casos, es preferible agotar la capacitación en dos jornadas de ocho horas cada una.
- Los costos de desplazamiento y estadía son variables, y dependen del lugar de la sede del cliente y sus necesidades específicas de seguimiento. Los clientes de la Metrópoli de los Altos estarían libres de estos costos.
- Durante el proceso, proporcionamos sin costo el soporte técnico a distancia, que se puede extender hasta seis meses a partir de la instalación del software. Se requiere para este soporte que el cliente cuente con servicio de internet de 256 kbps (kilobytes por segundo), como mínimo.
Actualización de versiones y funciones
Debido a la propiedad de Recurso Soporte sobre el código fuente, los clientes pueden requerir funciones y actualizaciones a la medida de sus necesidades, para ello se acordará conjuntamente con el cliente los precios y los tiempos, los cuales son variables y dependen de la cantidad y complejidad de requerimientos.
Recurso Soporte, de forma ordinaria, continuará desarrollando otras versiones del software con el propósito de incorporar innovaciones tecnológicas y ampliar la funcionalidad del programa, respondiendo con ello a nuevas necesidades. Los clientes activos serán los primeros en saber y tener la posibilidad de adquirir esas nuevas versiones a precios preferentes.
Ubicación de los clientes que utilizan CPF
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